Dies ist der dritte Teil der Serie Plötzlich Führungskraft Teil I kannst Du hier lesen und Teil II hier.
Hier erfährst Du, wie eine Meetingstruktur für Dein Team aussehen könnte und was der Wert von regelmäßigen Rücksprachen mit Deinen Teammitgliedern ist.
Warum eigentlich so viel Zeit für Meetings aufwenden, wenn Deine Mitarbeiter*innen doch am liebsten einfach ungestört ihre Arbeit machen? Dein Team besteht (wahrscheinlich) nicht aus Einzelkämpfer*innen, die völlig losgelöst von ihrer Umgebung ihrer Arbeit nachgehen können. Es ist also etwas Synchronisation notwendig. Auch ist das Team in das Unternehmen eingebettet und eine Vielzahl an Informationen wollen transportiert werden.
Das gleiche gilt für Deine Teammitglieder. Die Zusammenarbeit funktioniert nur richtig gut, wenn alle auf dem gleichen Informationsstand sind und auf individuelle Themen reagiert werden kann. Deswegen sind wöchentliche Rücksprachen mit jedem Deiner Teammitglieder äußerst wichtig. Selbst wenn Du im Arbeitsalltag regelmäßig mit Deinen Mitarbeiter*innen sprichst, solltest Du Dir einmal wöchentlich für ungefähr eine halbe Stunde Zeit für jede*n einzelne*n nehmen.
Für den Anfang empfehle ich Dir, unabhängig davon, wie Ihr sonst arbeitet und was an Projektmeetings anfällt, diese drei Typen von Meetings:
Regelmäßige Teammeetings
In regelmäßigem Abstand solltest Du Dein gesamtes Team zusammenbringen. Im Folgenden findest Du ein paar Anregungen, was Du in diesen Meetings besprechen solltest und außerdem einige Fragen, die Du Dir und Deinem Team stellen kannst.
- Verbesserung der Zusammenarbeit: Läuft alles? Knirscht es irgendwo im Team-Getriebe? Gibt es Verbesserungspotential? Sind alle Tools vorhanden, die gebraucht werden? Werden sie richtig benutzt? Was bedeutet überhaupt „richtig“?
- Diskussion von Themen der Unternehmenskultur: Passt der Umgang? Unterstützt die Arbeitsumgebung die Erledigung der Aufgaben? Welche Werte sind dem Unternehmen wichtig? Wird ausreichend kommuniziert? Wie ist die Stimmung?
- Verbreitung von Informationen und herstellen des Kontexts für das Team: Was ist gerade los in der Firma? Gibt es Infos von der Unternehmensführung? Stehen Veränderungen an, die das Team betreffen? Wie sind die aktuellen Themen aus Sicht des Teams zu betrachten?
- Statusabgleich: Wer arbeitet an was? Wie ist der allgemeine Projektstatus? Gibt es Engpässe? Sind Deadlines in Gefahr? Was können wir tun, um alles auf Spur zu halten / zu bringen?
Diese Meetings sollten nicht zu selten, aber auch nicht zu häufig stattfinden. Bei größeren Teams ist der Zeitaufwand beträchtlich, da es ja um Austausch geht und auch jede*r zu Wort kommen sollte. Auch habe ich die Erfahrung gemacht, dass es dann doch oft nicht genug Themen für wöchentliche Meetings gibt. Alle zwei bis drei Wochen ist also ein gutes Intervall für diese Art von Teammeetings.
Stelle auf alle Fälle eine Agenda zur Verfügung. Am besten eine, die das Team gemeinsam bearbeiten kann um Themen zu sammeln. Protokoll nicht vergessen! In diesen Meetings geht es oft zur Sache und es werden für das Team wichtige Entscheidungen getroffen und besprochen.
Du solltest das Meeting moderieren, oder zumindest dafür sorgen, dass es moderiert wird. Jeder der sprechen will, soll dazu Gelegenheit bekommen. Sprich die stilleren Mitarbeiter*innen ruhig direkt an und frage sie nach ihrer Meinung. Bei hybriden Meetings mit Personen vor Ort und welchen, die per Videokonferenz zugeschaltet sind, ist es eine besondere Herausforderung, alle gleichmäßig zu Wort kommen zu lassen.
Wöchentliche Rücksprachen
Wöchentliche Rücksprachen sind meiner Erfahrung nach eins der wichtigsten Führungsinstrumente. Selbst wenn Du im Arbeitsalltag häufig mit Deinen Mitarbeiter*innen sprichst, solltest Du darauf nicht verzichten. Es gibt immer Themen, die man individuell besprechen sollte und es gibt auch immer Fragen, die man nicht in großer Runde klären kann oder will. Ich empfehle für diese Meetings eine halbe Stunde anzusetzen. Optimalerweise jede Woche zur gleichen Zeit. Sollte es tatsächlich mal nichts zu besprechen geben, kann man das Meeting schnell wieder beenden. Aber die Frage, wie es läuft, sollte man als Chef in jedem Fall stellen.
Die Rücksprache ist hauptsächlich dafür gedacht, dass die Mitarbeiter*in Fragen, Anregungen und Probleme loswerden kann. Der Großteil der Redezeit steht also Deinen Mitarbeitenden zu. Natürlich darfst Du als Vorgesetzte*r auch Anmerkungen, Fragen, Feedback und Arbeitsaufträge loswerden, aber überrolle nicht Dein Teammitglied mit Input.
Starte also die Besprechung mit einer allgemeinen Frage nach dem Status. Unterstütze gegebenenfalls mit Rückfragen. Lass Dir erzählen, was die Mitarbeiter*in bewegt und wo er Unterstützung braucht.
Noch eine kleine Erinnerung an eine Grundregel: Wenn Du Feedback geben möchtest, sorge dafür, dass Dein Gegenüber bereit ist, es zu nehmen. Frage, ob Du Feedback geben darfst. Diese Frage wird Dein*e Mitarbeiter*in nur selten mit „nein“ beantworten, wenn es keine Probleme in Eurer Beziehung gibt.
Auch Du solltest bereit sein, Feedback von Deinen Mitarbeiter*innen anzunehmen.
Es ist wichtig, dass Du Notizen machst, um Muster zu erkennen und Besprochenes nicht zu vergessen.
Hier nochmal als kleine Checkliste:
- Gibt es einen regelmäßigen Termin?
- Ist der Termin lang genug?
- Hat die Mitarbeiter*in genug Gelegenheit, ihre Anliegen anzubringen?
- Machst Du Dir Notizen?
Tägliche Synchronisation
Diese Meetings sind im Unternehmenssprachgebrauch auch als Daily Standup bekannt. Das wichtigste an einem Daily ist, dass es kurz, knapp und auf den Punkt ist. Auch bei größeren Teams sollte eine Viertelstunde reichen. Fordere Deine Teammitglieder dazu auf, folgende Fragen zu beantworten:
- Mit was beschäftigst Du Dich heute?
- Was ist Dein Ziel für den heutigen Tag?
- Bei welchen Themen brauchst Du Unterstützung?
Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Eure täglichen Meetings momentan in Präsenz stattfinden, sollten die Teilnehmer*innen auf jeden Fall stehen. Das unterstützt, dass man sich kurz hält.
Sollten während des Daily Diskussionen aufkommen, beende sie freundlich und weise kurz auf den Zweck des Meetings hin. Wenn die ganze Runde durch ist, sollten sich die Teammitglieder kurz zusammensetzen, die Abstimmungsbedarf haben. Die, bei denen alles klar ist, dürfen weiterarbeiten 😉
Aus meiner Erfahrung ist es am besten, wenn das Daily am Anfang eines Tages stattfindet. Zu einer Zeit, zu der alle Teammitglieder normalerweise anwesend sind. Für mein aktuelles Team hat sich 08:45 Uhr bewährt. Zu dieser Uhrzeit können sich die meisten aus dem Bett bewegen und es ist noch vor der Kern-Meeting-Zeit, zu der alle in Projektmeetings abtauchen. Andere Teams machen ihre tägliche Abstimmung aber durchaus zu anderen Zeiten, etwa kurz vor der Mittagspause. Auch ein Daily am Nachmittag ist möglich. Jedoch verleitet das dazu, den Fokus auf die Tagesrückschau zu legen. Eine Beschäftigung mit dem, was man zu tun beabsichtigt, ist aus meiner Sicht wertvoller, als der Blick auf die nicht mehr veränderbare Vergangenheit.
Alle paar Wochen kannst Du an den Zweck des Meetings erinnern und die Fragen nochmal stellen.
Eine vorhandene Meetingstruktur übernehmen
Dass Du von Null startest, ist eher unwahrscheinlich. Wenn Du ein Team übernimmst, findest Du mit Sicherheit eine Meetingstruktur vor. Überprüfe, ob diese ihren Zweck erfüllt und Du und Dein Team damit zufrieden seid.
Regelmäßige Teammeetings können zum Beispiel auch Meetings wie Review und Retro im Rahmen von Scrum oder einem ähnlichen Framework sein. Sind solche Meetings vorhanden, wäre ein zusätzliches eher Overkill. Sieh Dir an, ob alles was Dir wichtig ist, dort zur Sprache kommt.
Blick in die Zukunft
Mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit, wird sich die Meetingstruktur einschleifen. Die Agendapunkte werden nicht mehr so ernst genommen, das Protokoll nicht geführt und so weiter. Außerdem kann es sein, dass sich die Teamzusammensetzung, äußere Umstände wie das Vorgehensmodell oder die Tools ändern. Oder… Eine Pandemie dazwischen kommt. Es lohnt sich in jedem Fall, in regelmäßigen Abständen — sich selbst und dem Team — die Frage zu stellen, ob die Meetingstruktur noch so passt und sie gegebenenfalls anzupassen.