Dies ist der zweite Teil der Serie „Plötzlich Führungskraft“. Den ersten Teil kannst Du hier lesen.
In diesem Artikel erhältst Du einen Überblick, was Deine Aufgaben als Chef*in eines Teams sind. Außerdem gehe ich darauf ein, worauf Du Dich am Anfang konzentrieren solltest und welche Dinge Du etwas nach hinten schieben, oder gleich ganz lassen kannst.
Executive Summary
Uns Führungskräften wird ja oft eine kurze Merkspanne nachgesagt. Deswegen gibt es hier ein „Executive Summary“ 😉: Konzentriere Dich auf Dinge, die Dein Team weiterbringen. Auf Dinge, die nur Du tun kannst und die dafür sorgen, dass Deine Mitarbeiter*innen gut arbeiten und sich weiterentwickeln können. Dinge, die diesen Kriterien nicht entsprechen, solltest Du delegieren oder bleiben lassen. Wenn Du nach Erledigung der wichtigen Führungsaufgaben noch Zeit übrig hast 🤣, kannst Du natürlich auch noch fachliche Aufgaben erledigen.
Kommunikation
Dein Job ist es zu kommunizieren. Von oben nach unten, von unten nach oben, zur Seite und auch sonst überall hin.
- Deine Mitarbeiter*innen brauchen Infos aus dem inneren Zirkel der Macht™️ in dem Du Dich nun befindest. Gib Informationen weiter, die Du von Deiner Chef*in, aus Führungskräftemeetings, Infoveranstaltungen, von der Geschäftsführung… erhalten hast, sofern sie für die Ohren Deiner Mitarbeiter*innen bestimmt sind.
- Gib Infos aus Deinem Bereich an Deine*n Chef*in weiter. Wie läuft es? Was machen die Projekte? Was beschäftigt das Team?
- Rede mit Deinen Führungskräftekolleg*innen auf gleicher Ebene. Was beschäftigt die anderen Teams gerade so? Gibt es Schnittstellenprobleme mit anderen Bereichen oder mit Deinem Bereich? Vielleicht könnt Ihr Euch gegenseitig unterstützen.
- Gib Informationen an die restliche Firma weiter. Vielleicht in einem internen Blog, per internem Podcast… Was auch immer bei Euch möglich ist. Welche Projekte habt Ihr abgeschlossen? Wer arbeitet an was? Wer ist Ansprechpartner für welche Themen?
- Sprich mit Deinen Mitarbeiter*innen! Einzeln und als Gruppe. Wie und wann und warum, klären wir in einem weiteren Blogpost.
Wenn alle die Informationen haben, die sie brauchen, gibt es weniger Reibungsverluste und die Schnittstellen flutschen.
Konzentriere Dich zuerst auf die Kommunikation mit Deinem Team und lerne es kennen. Die anderen Bereiche solltest Du aber auch nicht völlig vernachlässigen.
Ziele
Ohne Ziel stimmt jede Richtung. Oder doch nicht? In jedem Fall bist Du dafür zuständig, Deinem Team die Richtung vorzugeben. Wie Du das machst, kann sehr unterschiedlich sein. Es hängt davon ab, was Die Tätigkeit Deines Teams ist und wie Deine Firma arbeitet. Hier ein paar grundsätzliche Dinge. Ich vermute, ich sollte dem Thema mindestens einen weiteren Blogpost widmen. Sieh es mir nach, wenn ich an der Oberfläche bleibe und hier das Thema nur anschneide. Es ist extrem vielschichtig und abhängig von Deiner konkreten Situation.
Ziele kann man sich als Kaskade vorstellen. Es gibt immer irgendwelche übergeordneten Ziele, die Du berücksichtigen und für Deinen Bereich konkretisieren musst. Im Folgenden habe ich sie mal nach dem zeitlichen Horizont gegliedert.
So schön stringent wird es im wirklichen Leben eher nicht laufen. Dein Alltag wird bis zu einem gewissen Grad bestimmt sein durch Prioritätsänderungen und „Notfälle“. Es ist dennoch wichtig, die grundsätzliche Richtung im Auge zu behalten.
Wahrscheinlich wirst Du nicht zum Beginn eines Ziele-Zyklus zu Deinem Team stoßen. Verschaffe Dir einen Überblick, welche Ziele Dein*e Vorgänger*in definiert hat. Mache nicht den Fehler, alles auf einmal umzuwerfen. Das bringt unnötig Unruhe ins Team.
Langfristige Ziele (Strategie)
Wie Du in die Erstellung der Gesamtstrategie des Unternehmens einbezogen bist, hängt von der Unternehmensgröße und Deiner Hierarchiestufe ab. Du musst Dich aber in jedem Fall mit der Gesamtstrategie des Unternehmens auseinandersetzen und überlegen, welche Ableitungen Du für Deinen Bereich treffen kannst.
Ein Beispiel: Du bist IT-Leiter*in. Die Unternehmensleitung hat beschlossen, dass die Mitarbeiter*innen besser von zu Hause und unterwegs arbeiten können sollen. Das bedeutet für Deinen Bereich, dass Ihr Euch um Infrastruktur und Arbeitsmittel kümmern müsst, also Laptops, Mobiltelefone, VPN-Backend…
Mittelfristige Ziele (z.B. Jahresziele)
Wähle die Jahresziele nicht zu groß, um Raum für Unvorhergesehenes zu lassen, aber auch nicht zu unambitioniert. Nicht zu konkret, um die Lösung nicht vorwegzunehmen, aber auch nicht zu schwammig und beliebig.
Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Ein passendes Jahresziel wäre: „Wir sorgen für eine sichere Backend-Infrastruktur, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen.“
Von Jahreszielen für einzelne Mitarbeiter*innen halte ich persönlich sehr wenig. Jahresziele sollten Dinge sein, die man gemeinsam als Team erreicht. Ich habe es bisher selten erlebt, dass die Prioritäten unterjährig so stabil geblieben sind, dass die Jahresziele der Mitarbeiter*innen am Ende des Zeitraumes noch sinnvoll waren.
Eine Ausnahme mache ich für Entwicklungsziele. Diese können der Mitarbeiter*in tatsächlich helfen und sind oft recht unabhängig vom Tagesgeschäft und Prioritätsänderungen.
Kurzfristige Ziele (z.B. Sprint-Ziele)
Nun wird es sehr konkret. Du legst (am besten zusammen mit Deinem Team) fest, welche Aufgaben ihr in der nächsten Zeit erledigt. Ein „Sprint“ kann jeden Zeitraum von einer Woche bis ungefähr einen Monat umfassen. Der Begriff kommt aus dem agilen Framework Scrum. Was ich damit meine ist einfach ein überschaubarer Planungshorizont.
Ein Arbeitspaket aus unserem Beispiel könnte sein „Entwicklung eines Konzepts für die VPN-Zentrale“, ein weiteres „Inbetriebnahme und Test der Mobile Device Management Server“. Wie viele Arbeitspakete in einen Sprint passen, hängt natürlich von der Größe und Leistungsfähigkeit Deines Teams ab.
Zusätzlich zu den abgeleiteten Zielen kommen hier bestimmt noch konkrete Projekte ins Spiel, die (hoffentlich nicht ganz) unabhängig von den übergeordneten Zielen umzusetzen sind.
Wie Ihr Eure Arbeit organisiert, ist erst mal nicht so wichtig. Grundsätzlich bin ich aber Verfechter der agilen Arbeitsorganisation. Ob Kanban, Scrum oder wasauchimmer, Hauptsache Du verwendest nicht zu viel Zeit für die Planung von Dingen, die Ihr dann wegen geänderter Prioritäten doch nicht macht.
Weiterentwicklung Deiner Mitarbeiter*innen
Deine Mitarbeiter*innen bei ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen ist eine Deiner wichtigsten Aufgaben. Welche Fortbildungen oder sonstigen Weiterbildungsmaßnahmen die richtigen sind, kannst Du anhand einiger Kriterien bestimmen:
- Welche Fähigkeiten fehlen in Deinem Team, um Eure Ziele (besser, schneller) zu erreichen? Welche*r Mitarbeiter*in ist am besten geeignet, um diese Fähigkeiten zu erlangen?
- Gibt es Weiterbildungsmaßnahmen, die sich ein Teammitglied wünscht? Sind diese im Kontext Eurer Tätigkeit sinnvoll? Wenn dieses Kriterium einigermaßen erfüllt ist und Du Budget hast, sei mit Weiterbildung immer großzügig, denn:
- Alles, was Deine Mitarbeitenden weiterbringt, bringt das Team weiter.
- Kannst Du Weiterbildung als Incentive verwenden? Das ist viel nachhaltiger als Autos oder Geld oder sonst irgendwelche materiellen Dinge.
Und wenn Du jetzt in die Mitarbeiter*innen investierst und sie weiterqualifizierst und dann gehen sie zu einer anderen Firma? Stell Dir einfach vor, Du investierst nicht und sie bleiben.
Hier gilt es, sich auch erst mal einen Überblick zu verschaffen, was schon geplant ist. Wenn die Maßnahmen nicht völlig hirnrissig sind, lass sie weiterlaufen.
Weiterentwicklung Deines Bereichs
Du bist dafür verantwortlich, dass in Deinem Bereich alles läuft. Optimalerweise läuft es nicht nur, sondern Ihr werdet immer besser. Dinge, die Du betrachten kannst, sind:
- Arbeitsabläufe. Ist alles effizient? Gibt es sich wiederholende Aufgaben, die automatisiert werden können?
- Tools. Haben Deine Mitarbeiter*innen die nötigen Werkzeuge für ihre Arbeit? Gibt es vielleicht modernere, bessere?
- Meetings. Passt die Meetingstruktur? Sind die richtigen Leute in den Meetings? Wird die Zeit sinnvoll genutzt? Werden die Ergebnisse dokumentiert?
- Schnittstellen. Gibt es Reibungsverluste an Schnittstellen? Bekommt Dein Team aus anderen Bereichen alles, was sie für die Erledigung ihrer Aufgabe brauchen? Geben sie ihre Arbeitsergebnisse effizient weiter?
Undsoweiter. Das sind alles nur Beispiele. Dir fällt bestimmt noch mehr ein.
Am besten ist es, wenn Du nicht allein für Dein Team entscheidest. Sie brauchen wahrscheinlich nur einen kleinen Anstoß und vor allem Zeit und Ressourcen, um auf Verbesserungsideen zu kommen und diese umzusetzen.
Im ersten Schritt gilt es den Bestand zu ermitteln. Schau Dir die Abläufe in Deinem Team erst mal in Ruhe an, verstehe sie und brich keine Maßnahmen übers Knie.
Was Du (erst mal) nicht tun solltest
Wie die meisten Führungskräfte, hast Du wahrscheinlich in Deinem letzten Job fachlich gearbeitet und bist sehr gut darin. Du solltest jetzt aber nicht den Fehler machen und Führung als Nebenbei-20%-Aufgabe zu sehen. Lass Dich erst mal voll drauf ein. Beschäftige Dich damit. Erwirb die Fähigkeiten, die Du brauchst, um erfolgreich führen zu können. Wenn Du so weit bist und Deine Führungsspanne es hergibt, kannst Du auch bald wieder (ein bisschen 😉) fachlich arbeiten. Es ist aber wie oben schon erwähnt: Es gibt Dinge, die kannst nur Du tun. Wenn Du sie gut machst, hast Du einen riesigen Hebel, um Dein Team auf ein neues Level zu bringen. Du musst Dich nur darauf einlassen und fachliche Themen lieber an Dein Team delegieren.
Wie geht es weiter?
Im nächsten Blogpost werde ich Dir einige Tipps geben, wie Du mit Deinem Team kommunizieren kannst. Es wird unter anderm um Teammeetings und regelmäßige Rücksprachen mit Deinen Mitarbeiter*innen gehen.